De vier soorten verzuim bij ziekte

Met dit blog staan we stil bij verschillende soorten verzuim bij ziekte. Elke soort verzuim vraagt om een specifieke aanpak van de werkgever. We vertellen je hoe je met de verschillende soorten verzuim kunt omgaan. Eerst belichten het verzuim waarbij de werknemer door ziekte niet in staat is om te werken: wit verzuim. Daartegenover staat zwart verzuim: de werknemer verzuimt maar er is geen sprake van ziekte. Tussen wit- en zwart verzuim zit grijs verzuim, waarbij er sprake is van gezondheidsproblemen maar verzuim misschien niet nodig is. Tot slot staan we stil bij roze verzuim ofwel presenteïsme, waarbij een werknemer ondanks gezondheidsklachten blijft doorwerken. Ook stippen we kort andere verlofmogelijkheden dan ziekteverlof aan. 

1. Wat is wit verzuim?

De meest onbetwistbare soort verzuim is wit verzuim. We spreken van wit verzuim als de werknemer ziek is en daardoor niet kan werken. Bij twijfel kan alleen de bedrijfsarts beoordelen of er inderdaad sprake is van ziekte. Binnen wit verzuim maken we onderscheid tussen kort verzuim en lang verzuim. Dit zullen we hieronder toelichten.

Kort ziekteverzuim (wit)

Tot 4 weken spreken we over kort verzuim. Meestal gaat het om een griep of verkoudheid. Bij kort ziekteverzuim zijn de gevolgen voor de werkgever meestal te overzien. Het is verstandig om de ziekmelding meteen door te geven aan de arbodienst of bedrijfsarts, je kunt er immers niet vanuit gaan dat het bij kort verzuim blijft. Volgens de wet moet de ziekmelding binnen 6 weken bekend zijn bij de bedrijfsarts.

Frequent kort ziekteverzuim als signaal

Soms meldt dezelfde werknemer zich meerdere keren per jaar ziek. Dat wordt frequent kort verzuim genoemd. Frequent kort verzuim gaat vaak vooraf aan lang verzuim. Frequent kort verzuim betekent misschien dat er iets speelt bij uw werknemer, bijvoorbeeld (werk)stress, een conflict of lastige privéomstandigheden. Het is raadzaam om een goed contact te onderhouden met de werknemer en eventueel maatregelen te nemen om te voorkomen dat het verzuim overgaat in lang verzuim. Melden meerdere werknemers binnen een afdeling zich regelmatig ziek? Dan kan dit een signaal zijn van problemen in de werksfeer.

Lang ziekteverzuim (wit)

Vanaf 4 weken spreken we over lang ziekteverzuim. Bij 6 weken verzuim krijg je te maken met verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter. Nu wordt het belangrijk om de richtlijnen van het UWV nauwgezet te volgen. In het ‘Stappenplan bij ziekte’ geeft het UWV aan wat er precies moet gebeuren en op welk moment. Kort samengevat gaat het om de volgende stappen: 

De eerste stap in week 6 is dat de bedrijfsarts een probleemanalyse opstelt waarin staat waarom de werknemer niet kan werken, wat zijn mogelijkheden tot herstel zijn en wanneer hij verwacht dat de werknemer weer kan werken. Vervolgens moet er binnen 8 weken een Plan van aanpak worden opgesteld, met afspraken om de werkhervatting zo snel mogelijk te laten plaatsvinden. In week 42 moet het ziekteverzuim gemeld zijn bij het UWV. Twee weken later stuurt het UWV een bevestiging en informatie over de verplichtingen in het tweede ziektejaar. Rond week 52 moet de eerstejaarsevaluatie plaatsvinden en in week 78 ontvangt de werknemer het WIA-aanvraagformulier van het UWV. Dit formulier moet binnen drie weken worden teruggestuurd. Voor de aanvraag heeft de werknemer documenten nodig die de werkgever moet verstrekken, namelijk:

Verzuimdossier voor de WIA-aanvraag:

1. De probleemanalyse en eventuele bijstellingen van de bedrijfsarts.
2. Een actueel oordeel van de bedrijfsarts.
3. Het plan van aanpak inclusief eventuele bijstellingen.
4. Het (eerstejaars)evaluatieformulier.
5. Het formulier voor de eindevaluatie.

Het UWV beoordeelt de re-integratie-inspanningen aan de hand van de aanvraag en bepaalt vervolgens het recht op een WIA-uitkering.

2. Wat is grijs verzuim?

Bij grijs verzuim is het onduidelijk of de werknemer in staat is om te werken. Bijvoorbeeld: de werknemer is hees en kan niet telefoneren maar voelt zich niet ziek. Wellicht kan er tijdelijk ander werk worden aangeboden zodat de werknemer niet hoeft te verzuimen. Het kan bij grijs verzuim ook zijn dat de werkgever twijfelt aan de rechtmatigheid van de ziekmelding. De bedrijfsarts kan dan ingeschakeld worden om vast te stellen of er sprake is van een geldige reden. Ook bij grijs verzuim is het belangrijk om in gesprek te gaan met de werknemer zodat eventueel maatregelen getroffen kunnen worden om aan het werk te blijven. 

3. Wat is zwart verzuim of fraudeverzuim?

Wanneer de werknemer geen geldige reden heeft om niet te werken heet dit zwart verzuim of fraudeverzuim. Er is bijvoorbeeld sprake van zwart verzuim als de werknemer zich ziekmeldt om op stedentrip te gaan of te verbouwen. Zwart verzuim komt gelukkig niet vaak voor. Als je een werknemer hierop betrapt spreekt het voor zich dat je hierover in gesprek moet gaan. Met een officiële waarschuwing geef je duidelijk aan dat dit soort verzuim onwenselijk is. Deze waarschuwing leg je vast in het dossier van de werknemer. Hopelijk blijft het bij deze waarschuwing maar als je de werknemer wil ontslaan omdat het zwarte verzuim zich herhaalt, zal de rechter eerder akkoord gaan wanneer eerdere waarschuwingen zijn vastgelegd. Zorg er om zwart verzuim te voorkomen ook voor dat alle werknemers goed op de hoogte zijn van de verschillende verlofsoorten. Soms frauderen werknemers omdat ze de andere mogelijkheden om vrij te krijgen onvoldoende kennen.

Is ander verlof is passend?

Zowel bij zwart- als bij grijs verzuim is het goed om vast te stellen of er sprake is van spoedeisende, onvoorziene of bijzondere persoonlijke omstandigheden waarbij de werknemer door overmacht vrij moet nemen. Bijvoorbeeld: geboorte, huwelijk en overlijden, een gesprongen waterleiding en het van school halen van een ziek kind. De werknemer kan in zulke gevallen een beroep doen op het wettelijk vastgelegde calamiteitenverlof of kort verzuimverlof of op afspraken in de cao. De cao is hierbij altijd leidend.

4. Wat is roze verzuim of presenteïsme?

Roze verzuim of presenteïsme is strikt genomen geen verzuim. Presenteïsme wil namelijk zeggen dat de werknemer ondanks gezondheidsklachten blijft doorwerken. Dat klinkt misschien loyaal maar het heeft negatieve gevolgen. Volgens onderzoek kunnen er hoge kosten ontstaan als gevolg van roze verzuim. Deze kosten worden deels veroorzaakt door het verlies aan productiviteit. Daarnaast is presenteïsme een voorbode van verzuim en verhoogt het de kans op een burn-out. Is de drempel voor verzuim in de organisatie erg hoog? Dan werkt dat presenteïsme in de hand.

Als je presenteïsme denkt te zien bij een werknemer, ga dan in gesprek. Bekijk wat de werknemer nodig heeft om optimaal te kunnen blijven functioneren. In bepaalde gevallen is een korte periode van (gedeeltelijk) ziekteverzuim een betere oplossing dan doorwerken.