Een toegankelijk ziekteverzuimprotocol maken

Het ziekteverzuimprotocol is een verplicht onderdeel van het ziekteverzuimbeleid. In dit protocol staan de stappen die werkgever en medewerker verplicht moeten doorlopen als een werknemer ziek is. Met dit blog nodig ik je uit om van dat protocol een toegankelijk document te maken dat een positieve dialoog over verzuim stimuleert.

Als je het verzuimbeleid op een prettige manier bespreekt met je medewerkers, kun je hun gedrag én daarmee de verzuimcijfers positief beïnvloeden. Een open gesprek over verzuim zou via verschillende kanalen gevoerd moeten worden. Naast een duidelijk en begrijpelijk verzuimprotocol is het bijvoorbeeld belangrijk dat leidinggevenden goede verzuimgesprekken kunnen voeren. Op dat onderwerp ga ik in een ander artikel dieper in. In dit blog geef ik een aantal tips voor een toegankelijk verzuimprotocol dat bijdraagt aan een positieve dialoog over verzuim.

Eerst lees je welke informatie in het ziekteverzuimprotocol thuishoort. Daarna geef ik tips om het document begrijpelijker en laagdrempeliger te maken.

Re-integratie die werkt

Twijfel je of je re-integratiebegeleiding effectiever kan? Wij helpen je om medewerkers duurzaam en doelgericht terug te laten keren naar werk.

Neem contact

De inhoud van het ziekteverzuimprotocol

Visie op verzuim

Beschrijf kort en op een toegankelijke en aansprekende manier je visie op ziekteverzuim. Geef aan wat je als werkgever kan betekenen bij ziekteverzuim en wat je verwacht van je medewerkers. In het blog ‘een positieve dialoog over verzuim’ lees je dat de dialoog over verzuim positief gevoerd kan worden door het accent te leggen op inzetbaarheid. Door duidelijk te maken hoe je invulling geeft aan je verantwoordelijkheden, nodig je medewerker uit om daarin hun eigen aandeel te dragen.

Ziekmelden

Geef weer wanneer iemand zich ziek moet melden, bij wie en hoe. Hieronder staat een voorbeeldtekst over ziekmelden.

Voorbeeldtekst
Bij een ziekmelding zullen wij je vragen wat je nodig hebt om te herstellen en voor welke taken je eventueel nog inzetbaar bent. Ook spreken we met je af wanneer we weer contact hebben. Wij zien het als onze taak om je te helpen zo snel mogelijk te herstellen en weer aan het werk te gaan. Dit is ook onze wettelijke verantwoordelijkheid. Om jou te kunnen helpen is het nodig dat je ons laat weten wat wij voor jou kunnen betekenen. Hieronder staat wat wij van jou verwachten bij een ziekmelding:

• Je meldt je op de eerste ziektedag telefonisch ziek bij je leidinggevende. Als je zelf niet in staat bent om je ziek te melden kun je dit door iemand anders laten doen. Als je tijdens werktijd ziek wordt, meld je je persoonlijk of bij je leidinggevende.
• Bij de ziekmelding geef je aan:
  • dat je wegens ziekte niet in staat bent om te werken;
  • wat de verwachte duur van het verzuim zal zijn;
  • wat je lopende werkzaamheden en afspraken zijn;
  • welke werkzaamheden je nog wel kunt uitvoeren;
  • wat wij als werkgever kunnen doen om je te helpen;
  • op welk adres en telefoonnummer je te bereiken bent;
  • of er sprake is van een ‘vangnetsituatie’; dit is het geval als je arbeidsongeschikt bent door zwangerschap, structureel functionele beperkingen of orgaandonatie;
  • of er sprake is van arbeidsongeschiktheid door een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is.
    

Wat mag ik vragen?

Wat je als werkgever mag vragen volgens de autoriteit persoonsgegevens vind je hier: link naar autoriteit persoonsgegevens. 

Onderwerpen ziekteverzuimprotocol

Verder horen de volgende onderwerpen helder weergegeven te zijn in het ziekteverzuimprotocol:

Beter melden

Geef weer wanneer iemand zich beter moet melden, bij wie en hoe.

Gegevens van de arbodienst

Geef weer wie de arbodienst is en wat de contactgegevens zijn. Geef aan wat de rol is van de arbodienst.

Gegevens van de bedrijfsarts

Geef aan wie de bedrijfsarts is en wat de contactgegevens zijn en neem op dat de medewerker uiterlijk in de zesde ziekteweek contact heeft met de bedrijfsarts. Geef ook aan hoe medewerkers een afspraak kunnen maken met de bedrijfsarts als zij vragen hebben over hun gezondheid in relatie tot werk. Maak duidelijk dat dit ook kan als er nog geen sprake is van klachten of verzuim.

Informatie over preventiemedewerker

Geef aan wie de preventiemedewerker is en wat de contactgegevens zijn. Leg uit wat de preventiemedewerker doet of verwijs naar een onderliggend document.

Ziekte tijdens zwangerschap

Leg de rechten van iemand die zwanger is uit.

Vakantie en ziekte

Leg uit wat de regels zijn met betrekking tot vakantie en ziekte.

Dossiers en privacy

Geef aan op welke manier informatie wordt vastgelegd en hoe de privacy wordt beschermd.

Wettelijke rechten en plichten bij verzuim

Benoem de wet Poortwachter en maak duidelijk wat de wederzijdse rechten en plichten zijn. Creëer hiervoor een onderliggend toegankelijk document of verwijs naar een betrouwbare externe informatiebron.

Klachten

Geef aan wat de medewerker kan doen als hij of zij het niet eens is met de beoordeling of de behandeling door de arbodienst (second opinion, deskundigenoordeel UWV).

Arbeidsconflict

Leg uit wat de stappen zijn als een medewerker het eigen werk niet kan doen door een conflict op het werk.

Procedure als de ziekte langer duurt

Geef aan wat de stappen zijn als iemand langer ziek is en wat hierin de rechten en plichten zijn. Verwijs eventueel naar een onderliggend document over verzuim vanaf 6 weken. Je kunt ook verwijzen naar een goede externe bron zoals het UWV. 

Het ziekteverzuimprotocol toegankelijk maken

Het protocol voor ziekteverzuim is vaak een wat saai tekstdocument, waar de meeste medewerkers niet voor hun lol aandacht aan besteden. Dat hoeft niet zo te zijn. Je kunt van het protocol een laagdrempelig document maken dat bij de organisatie past. Zo’n document zorgt ervoor dat je medewerkers weten welke stappen gevolgd moeten worden en waarom.

Een paar tips over de vorm van het protocol:

1. Maak het visueel (bijvoorbeeld: een prettig vormgegeven beslisboom)
2. Kies voor positief geformuleerde tekst
3. Spreek de lezer persoonlijk aan
4. Geef de basis weer op 1 A4 (en verwijs naar onderliggende documenten)
5. Betrek medewerkers bij het creëren van het document.
6. Heeft de organisatie een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging? Betrek hen bij het creëren van het (nieuwe) protocol. Het protocol is geldig na instemming van deze partijen.
7. Verwijs in het document naar gerelateerde belangrijke interne documenten en/of externe informatiebronnen zoals het UWV en het Arboportaal.

Een paar tips over de beschikbaarheid van het verzuimprotocol:

1. Zorg dat het makkelijk en snel te vinden is (bijvoorbeeld binnen één klik)
2. Zorg dat iedereen weet weet waar het te vinden is
3. Neem het door met nieuwe medewerkers
4. Deel het uit bij een ziekmelding (bijvoorbeeld: neem de link op in een standaard mail ter bevestiging van de ziekmelding)

Een toegankelijk protocol leest als een helder stappenplan bij ziekteverzuim. Ik nodig je uit om eens te onderzoeken op welke punten je de toegankelijkheid van het ziekteverzuimprotocol nog zou kunnen verbeteren.