Het Plan van aanpak: bijstellingen en evaluaties tijdens re-integratie

In ons blog ‘Het Plan van Aanpak bij re-integratie: een goed begin is het halve werk!’ beargumenteren we dat het belangrijk is om het Plan van Aanpak goed te benutten. Ook stippen we aan dat het Plan van Aanpak tussentijds kan worden aangepast. Vandaag borduren we hierop voort en laten we zien hoe je door regelmatig te evalueren aanstuurt op een soepel en succesvol re-integratieproces.

Het Plan van Aanpak in het kort

We raden je aan om de uitgebreide versie te lezen in ‘Het Plan van Aanpak bij re-integratie: een goed begin is het halve werk!’, maar in het kort komt het hier op neer: Het Plan van Aanpak is een verplicht onderdeel van het re-integratieverslag dat bij een WIA-aanvraag door het UWV zal worden beoordeeld. Het is bovendien een belangrijk instrument en hulpmiddel gedurende het gehele re-integratieproces. In het Plan van Aanpak worden concrete afspraken met de medewerker vastgelegd om tot het - door de bedrijfsarts in de Probleemanalyse geformuleerde - einddoel te komen. Om ervoor te zorgen dat afspraken uit het Plan van Aanpak worden nagekomen, wijst de medewerker in overleg met werkgever een casemanager aan. Het aanwijzen van een casemanager is bij langdurig verzuim verplicht. De leidinggevende kan het casemanagement op zich nemen, maar ook iemand anders kan deze taak uitvoeren, bijvoorbeeld iemand van HR, een collega of een externe. 

Tussentijdse evaluaties

Wij adviseren (net als het UWV) om minstens eens per zes weken de voortgang van de re-integratie te bespreken aan de hand van het Plan van Aanpak. Door regelmatig met elkaar in gesprek te gaan kun je steeds de situatie van het moment beoordelen. Hoe gaat het met de medewerker? Hoe ervaart deze het re-integreren? Waar loopt deze tegenaan? Hoe verloopt het opbouwen van uren? Worden de afspraken uit het Plan van Aanpak in de praktijk voldoende nagekomen? Wellicht blijkt uit zo’n gesprek dat de afspraken moeten worden herzien. Ook de uitkomst van een arbeidsdeskundig onderzoek kan aanleiding geven tot wijzigingen in het plan. Het Plan van Aanpak moet in elk geval worden aangepast als de bedrijfsarts met een nieuw advies komt omdat bijvoorbeeld de belastbaarheid van de medewerker is gewijzigd (toegenomen of afgenomen belastbaarheid). Handig is het als de evaluatiemomenten steeds volgen op een afspraak met de bedrijfsarts maar soms is dit niet gemakkelijk te organiseren (of niet nodig). Zorg dan in elk geval elke zes weken voor een tussentijds evaluatiegesprek. 

Het Plan van Aanpak bijstellen

Moet het Plan van Aanpak worden bijgesteld? Dan moet dit gebeuren middels een speciaal daarvoor bedoeld UWV-formulier. Voorheen was dit het formulier ‘Bijstellingen Plan van Aanpak WIA’. Helaas is dit formulier komen te vervallen. Het UWV verwijst nu - enigszins verwarrend - naar het formulier (Eerstejaars)evaluatie, hetzelfde formulier dat later in het proces wordt gebruikt voor de verplichte Eerstejaarsevaluatie. Op het formulier (Eerstejaars)evaluatie kan de aanleiding van de evaluatie worden aangeven. In dit geval: ’periodieke evaluatie’ of ‘nieuw advies bedrijfsarts’. Verder kan worden weergegeven welke afgesproken activiteiten niet gelukt zijn, wat de reden is en wat er is gedaan om het op te lossen. Als het einddoel of de aanpak is aangepast, moet worden aangegeven waarom. Het ingevulde formulier hoort thuis in het verzuim-dossier (re-integratieverslag), de medewerker krijgt een kopie.

Verloopt de re-integratie helemaal volgens plan? Dan hoeft het Plan van Aanpak niet te worden aangepast en is het niet nodig om het formulier in te vullen. 

Eerstejaarsevaluatie

Na een jaar (in de 52e week van het verzuim) is het verplicht om het formulier (Eerstejaars)evaluatie in te vullen. Dit is een vast onderdeel van het UWV Stappenplan bij re-integratie. Na de Eerstejaarsevaluatie kan het Plan van Aanpak ook nog worden aangepast. Bij elke aanpassing moet een nieuw formulier (Eerstejaars)evaluatie worden ingevuld. Nadat de medewerker een WIA-uitkering heeft aangevraagd, wordt het formulier online bij het UWV aangeleverd, als onderdeel van het volledige re-integratieverslag. 

Eindevaluatie

Als de medewerker ruim anderhalf jaar ziek is (week 91), kan deze een WIA-uitkering aanvragen. Het UWV beoordeelt aan de hand van het re-integratieverslag of de medewerker recht heeft op deze uitkering. De Eindevaluatie is het laatste onderdeel van het re-integratieverslag. Hierin moet worden aangegeven wat de stand van zaken is van de werkhervatting en of de afgesproken re-integratieactiviteiten volgens plan zijn uitgevoerd. Daarbij moet ook worden aangegeven waarom afgesproken activiteiten niet zijn uitgevoerd en of de arbeidsverhouding en eventuele meningsverschillen daarbij een rol hebben gespeeld. Uiterlijk in week 93 moet het volledige re-integratieverslag bij het UWV worden aangeleverd.

Bekijk alle verplichte stappen op de website van het UWV of lees ons blog over dit onderwerp: Stappenplan Wet Verbetering Poortwachter. 

Tot slot

Het periodiek evalueren van de re-integratie aan de hand van het Plan van Aanpak vinden wij zeer belangrijk. Uit ervaring weten wij dat het risico op onnodig hoog oplopende verzuimkosten groot is, wanneer deze evaluaties uitblijven. Het bijstellen van het Plan van Aanpak aan de hand van het UWV-formulier (Eerstejaars)evaluatie zorgt voor een overzichtelijk dossier, waarin alle genomen re-integratie stappen eenvoudig zijn na te gaan. Dit is niet alleen prettig voor de medewerker en werkgever maar van belang voor een positief oordeel door het UWV. Ontbreken deze formulieren bij de aanvraag van de WIA-uitkering? Dan zal het UWV met vragen komen die na een re-integratieperiode van bijna twee jaar niet zo gemakkelijker te beantwoorden zijn, met het risico dat het UWV de re-integratie inspanningen als onvoldoende beoordeelt.