Hoe ga je om met een medewerker die frequent verzuimt?

Als leidinggevende krijg je waarschijnlijk te maken met frequent verzuim in je team. We spreken van frequent verzuim bij drie ziekmeldingen per jaar of twee per kwartaal. Frequent verzuim kan betekenen dat er iets aan de hand is met de medewerker. Het kan ook een voorspeller zijn van langdurig verzuim en dat wil je waar mogelijk natuurlijk voorkomen. Verstandig omgaan met frequent verzuim betekent daarom dat je het als signaal opvat en als motief voor een goed gesprek met de medewerker. Voordat we ingaan op hoe je een goed verzuimgesprek voert staan we stil bij enkele mogelijke oorzaken van frequent verzuim.

Mogelijke oorzaken van frequent verzuim

Een zuiver medische oorzaak

Frequent verzuim kan natuurlijk een puur medische oorzaak hebben, bijvoorbeeld bij een ernstige ziekte. Als je hiervan op de hoogte bent is het waardevol om een gesprek te initiëren. Vraag de medewerker hoe het gaat en bespreek wat deze binnen diens functie nog kan en of er taken zijn die overgenomen moeten worden bij afwezigheid. Meestal is een langdurige ziekte echter niet de oorzaak van frequent verzuim.

Stress als oorzaak

Frequent verzuim kan zijn oorsprong vinden in chronische stress of overbelasting. Dit kan op verschillende manieren:

• De medewerker ziet een ziekmelding als de enige manier om te herstellen.
• Chronische stress verzwakt het immuunsysteem, waardoor de medewerker vatbaarder is voor ziekteverwekkers.
• De medewerker heeft last van burn-out klachten zoals verminderde focus en vermoeidheid, waardoor ongelukken ontstaan. Sluit dus ook bij fysieke aandoeningen zoals een gebroken schouder of griep stress als oorzaak niet uit.
  
  

Motivatieproblemen als oorzaak

Als de medewerker niet gemotiveerd is kan dit de drempel om te verzuimen verlagen. Als je denkt dat de medewerker motivatieproblemen heeft, bespreek dit dan. Past de functie? Ervaart de medewerker voldoende waardering en ondersteuning? Misschien is een loopbaangesprek of coaching nuttig.

Is de medewerker op de hoogte van andere verlofmogelijkheden?

Check ook altijd even of de medewerker goed op de hoogte is van de verschillende verlofmogelijkheden zoals calamiteitenverlof, bijzonder verlof of zorgverlof. In sommige gevallen meldt de medewerker zich ziek terwijl andere voorzieningen een betere oplossing bieden.

Tips voor een goed verzuimgesprek

Het is dus goed om bij frequent verzuim in je achterhoofd te houden dat er verschillende oorzaken kunnen zijn. Als de medewerker weer hersteld is na de derde ziekmelding in een jaar neem je als leidinggevende het initiatief voor het verzuimgesprek. Het doel is om samen te kijken wat er eventueel gedaan kan worden om het verzuim terug te dringen. Hier volgen een paar tips om tot een zinvol gesprek te komen:

1. Zorg voor een goede voorbereiding (en maak ruimte in je agenda voor deze voorbereiding).
   Sommige medewerkers realiseren zich niet dat ze zich al drie keer ziek gemeld hebben. Het is dus handig als je de feitelijke verzuimdata bij de hand hebt zodat jullie een gemeenschappelijke basis hebben voor het gesprek.
2. Wees oprecht geïnteresseerd in je medewerker en kies voor vertrouwen. Stel open vragen en luister naar de antwoorden. Iedereen wil graag gehoord worden. Realiseer je dat er verschillende redenen kunnen zijn waarom iemand tijdelijk vaker verzuimt. Vertrouwen is essentieel voor een vruchtbaar gesprek.
3. Kies je woorden zorgvuldig en voorkom dat je onbedoeld extra druk legt op de medewerker met zinnen als: “Je moet je contract naleven dus ik verwacht…”. Dit werkt averechts.
4. Vraag de medewerker hoe je kunt helpen en/of wat de organisatie kan betekenen.
5. Ga het gesprek aan maar maak het niet onnodig zwaar. Kijk goed naar het totaalplaatje. Het kan best zijn dat een zeer gemotiveerde en gezonde medewerker toevallig wat vaker ziek was en dat jullie in het gesprek ontdekken dat er geen reden is om aan te nemen dat de medewerker nog frequent zal verzuimen.

Privacy

De medewerker bepaalt zelf welke informatie die wil delen vanwege privacy. Als de medewerker niets wil delen, bied dan een gesprek aan met de bedrijfsarts of een vertrouwenspersoon om de medewerker te ondersteunen.

Een beknopt stappenplan voor het verzuimgesprek:

1. Zorg voor een ontspannen ontvangst
2. Benoem de aanleiding en het doel van het gesprek, benoem het beleid
3. Deel de verzuimdata
4. Geef de medewerker de gelegenheid om diens visie te geven op de gegevens
5. Nodig de medewerker uit om een plan ter verlaging van het verzuim te bedenken
6. Kies samen een strategie uit
7. Prik een datum voor een vervolggesprek
8. Sluit het gesprek af
9. Maak na het gesprek een verslag en geef een afschrift aan de medewerker
   
   

We hopen dat deze informatie je zal helpen bij het omgaan met frequent verzuim. Wist je dat we vanuit Enroute diverse verzuimtrainingen aanbieden? Als je geïnteresseerd bent in wat we voor jou kunnen betekenen, aarzel dan niet om vrijblijvend contact met ons op te nemen.