Acht valkuilen bij langdurig verzuim – en hoe je ze vermijdt

Ondanks ieders goede wil komen wij bij langdurig verzuim vaak dezelfde struikelblokken tegen. Deze leiden helaas niet zelden tot stagnatie van de re-integratie, extra werkdruk en onnodig hoge kosten. Dat dit gebeurt is begrijpelijk want het begeleiden van re-integratie is voor de meeste organisaties geen dagelijkse kost. Bovendien kunnen zelfs doorgewinterde casemanagers tijdens het proces geconfronteerd worden met onverwachte wendingen.

Dit blog is bedoeld om je te helpen de re-integratie verplichtingen in goede banen te leiden. We geven praktische tips aan de hand van 8 valkuilen, zodat je niet alleen aan de eisen kunt voldoen maar vooral de kans op een geslaagde re-integratie voor medewerker en werkgever optimaal kunt benutten.

1. Geen duidelijke regie en coördinatie

Bij langdurig verzuim zijn vaak meerdere partijen betrokken: leidinggevende, HR, casemanager, bedrijfsarts en/of arbodienst. Zonder goede coördinatie ontstaan misverstanden, lopen acties langs elkaar en vertraagt het traject. UWV kan dit beoordelen als onvoldoende inspanning, met een mogelijke loonsanctie tot gevolg.

Tip: Wijs één centrale regievoerder (casemanager) aan. Vaak wordt hier automatisch de leidinggevende voor ingezet maar dat is niet altijd de beste keuze. Lees hierover ook ons blog ‘Wie is jouw casemanager bij ziekteverzuim?’. Plan vaste overlegmomenten en leg afspraken steeds vast, zo blijft het overzicht behouden en worden afspraken opgevolgd.

2. Het Plan van Aanpak niet effectief gebruiken

Het Plan van Aanpak (PvA) wordt soms summier ingevuld en nauwelijks als strategisch hulpmiddel gebruikt. Terwijl het juist richting geeft aan het traject en overzicht biedt voor alle betrokkenen. Een onderbenut PvA kan ertoe leiden dat UWV het dossier als onvoldoende beoordeelt.

Tip: Schrijf samen een goed plan en werk het regelmatig bij, bijvoorbeeld elke zes weken. Gebruik het actief als leidraad voor gesprekken, beslissingen en het dossier. Meer praktische tips voor een goed PvA vind je in ons blog 'Het plan van aanpak, een goed begin is het halve werk. 

3. Te lang wachten met werk aanpassen

Werkgevers gaan er vaak te veel vanuit dat medewerkers volledig terugkeren in hun eigen functie. Dat kan het herstel vertragen. Vaak is gedeeltelijk of aangepast werk al mogelijk en bevordert dit het herstel en de betrokkenheid.

Tip: Onderzoek tijdig welke werkzaamheden mogelijk zijn, denk aan lichte taken, deeltijdwerk of tijdelijke herplaatsing. Een arbeidsdeskundige kan hierbij adviseren en helpen passende oplossingen te vinden. Meer over de rol van een arbeidsdeskundige lees je in ons blog: 'Wat doet een arbeidsdeskundige?'.

4. Te laat starten met spoor 2

Wanneer volledig herstel onzeker is, moet tijdig worden gekeken naar mogelijkheden buiten de organisatie (spoor 2). Uitstel of te veel vertrouwen dat spoor 1 alsnog slaagt kan de kans op herplaatsing verkleinen. UWV kan dit beoordelen als onvoldoende inspanning. Volgens de Werkwijzer Poortwachter moet re-integratie spoor 2 uiterlijk worden ingezet binnen zes weken na de eerstejaars evaluatie (week 52), tenzij er een reële verwachting bestaat op volledig herstel binnen drie maanden.

Tip: Start spoor 2 uiterlijk rond week 52. Begin ook als nog niet alle informatie volledig is; het traject kan later worden bijgestuurd. Start spoor 2 eerder dan week 52 op, als de bedrijfsarts of arbeidsdeskundige aangeeft dat spoor 1 weinig kansrijk is of als de medewerker zelf de mogelijkheden bij een andere werkgever wil onderzoeken. Lees ook: 'Wat is re-integratie tweede spoor?'.

Verzuimtraining

Ken je onze verzuimtrainingen al? Wij leren organisaties verzuim effectief te beheersen. In onze trainingen bespreken we verzuimgesprekken, wetgeving en meer. Je doet kennis op en oefent gesprekstechnieken.

Lees meer

5. Geen tijdig arbeidsdeskundig onderzoek

Een arbeidsdeskundig onderzoek is niet verplicht maar geeft een goed onderbouwd inzicht in iemands mogelijkheden binnen of buiten de organisatie. Op basis van dit onderzoek kan gestuurd worden op re-integratiekansen. Wanneer er geen of pas laat een arbeidsdeskundige beoordeling plaatsvindt, en er onvoldoende inzicht bestaat in de mogelijkheden binnen of buiten de organisatie, kan het UWV oordelen dat de re-integratie-inspanningen onvoldoende zijn onderbouwd.

Tip: Overweeg om een arbeidsdeskundig onderzoek te laten uitvoeren door een arbeidsdeskundige. Plan het onderzoek uiterlijk rond week 52 maar liever eerder zodat je op basis van de bevindingen meteen een goede start kunt maken met spoor 2. Meer over het arbeidsdeskundig onderzoek lees je in deze blog: 'Wat is een arbeidsdeskundig onderzoek?'. 

6. Onvolledig of onjuist re-integratiedossier

Een volledig en correct dossier is essentieel. Vaak ontbreken documenten, is de onderbouwing te summier of de informatie niet actueel. Als het dossier niet volledig is kan het UWV een administratieve loonsanctie opleggen. Dit is een verlenging van de loondoorbetalingsverplichting van meestal 13 weken.

Tip: Zorg vanaf de eerste ziektedag voor een overzichtelijk en actueel dossier. Het UWV geeft op de website goed waaruit het re-integratieverslag moet bestaan. De probleemanalyse, het Plan van aanpak de Eerstejaarsevaluatie, het Actueel oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst en de Eindevaluatie zijn verplichte onderdelen. Zie voor uitgebreide informatie onze blog: 'De rol van de werkgever bij de WIA-aanvraag'.

7. Gebrek aan aandacht voor duurzame inzetbaarheid

Na werkhervatting stopt begeleiding vaak abrupt. Dit kan leiden tot terugval van de medewerker en daardoor extra verzuimkosten. Juist de eerste maanden zijn cruciaal om terugval te voorkomen en duurzaam werkbehoud te bevorderen.

Tip: Blijf in gesprek, plan periodieke evaluaties en bespreek wat nodig is om inzetbaarheid op langere termijn te behouden, zoals taakaanpassing, scholing of flexibele werktijden.

8. Communicatie en verwachtingen onvoldoende afstemmen

Goede communicatie lijkt misschien vanzelfsprekend maar in de waan van de dag kan het hier toch gemakkelijk op stuklopen. Soms wordt er te weinig tijd vrij gemaakt om afspraken, verwachtingen en mogelijkheden af te stemmen. Dit kan leiden tot frustratie, misverstanden en vertraging.

Tip: Bespreek regelmatig de voortgang en verwachtingen. Zorg dat iedereen – medewerker, leidinggevende, HR en casemanager – dezelfde informatie heeft en dat besluiten goed worden vastgelegd.

Op een constructieve manier in gesprek blijven bij verzuim kan best lastig zijn. Bij Enroute bieden we verzuimtrainingen aan waarover onze klanten zeer enthousiast zijn. Meer informatie vind je hier.

Tot slot

We weten uit onze eigen dagelijkse praktijk dat dossiers bij langdurig verzuim zeer complex kunnen zijn en dat het re-integratieproces zelden rechtlijnig verloopt. Zelfs zeer ervaren casemanagers worden nog verrast, bijvoorbeeld doordat het herstel - en dus de re-integratie - minder voorspoedig verloopt of de verwachtingen van leidinggevende en medewerker sterk uiteenlopen.

Met dit blog willen we je bemoedigen om te blijven afstemmen. Als je het proces echt sámen aanvliegt, dus samen met de medewerker en alle betrokken partijen en de stappen van het UWV aanhoudt, dan is er ruimte om mee te bewegen met verrassingen, zonder de regie te verliezen.

Wil je sparren over een complex verzuimdossier of weten hoe Enroute jouw organisatie kan ondersteunen? Neem gerust contact op – we denken graag mee.