Een positieve dialoog over verzuim voeren

Als uw organisatie te maken krijgt met (te) hoge verzuimcijfers zult u dit onder de aandacht van uw werknemers willen brengen. Maar door te benadrukken dat het verzuim omlaag moet, kan de sfeer in uw organisatie verslechteren. Dit heeft in veel gevallen een averechts effect op het verzuimpercentage. In dit blog laat ik zien hoe u een positieve dialoog kunt voeren over verzuim, door de aandacht te verleggen naar inzetbaarheid.

Ziekteverzuim en ziekteverlof

Waar hebben we het eigenlijk over als we het over ziekteverzuim hebben? De termen ziekteverzuim en ziekteverlof worden soms met elkaar verward. Met ziekteverzuim wordt aangegeven hoe vaak medewerkers gedurende een bepaalde periode zijn weggebleven wegens ziekte. Het verzuimpercentage wordt als volgt berekend:

aantal verzuimde kalenderdagen / aantal beschikbare kalenderdagen x 100 = __%

Ziekteverlof betekent dat iemand van zijn werkgever verlof heeft gekregen wegens ziekte. Formeel gezien zou u een ziekmelding moeten behandelen als een verzoek tot ziekteverlof. Kent u het ziekteverlof toe? Dan heeft uw werknemer recht op doorbetaling. Informeel betekent dit dat u het ziekteverlof toekent zodra u de ziekmelding aanneemt. U kunt het verlof ook afwijzen, bijvoorbeeld als u constateert dat aangepast werk mogelijk is.

Of er daadwerkelijk sprake is van ziekte kan en mag u echter niet beoordelen. U mag er zelfs niet naar vragen. Vaak wil een zieke werknemer best vertellen wat er aan de hand is maar deze informatie mag u niet verwerken. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag medische gegevens vastleggen.

Wat is uw verantwoordelijkheid bij verzuim door ziekte?

Als uw medewerker zich ziekmeldt en u het ziekteverlof toekent moeten u en de medewerker er samen voor zorgen dat het werk zo snel mogelijk hervat kan worden. Deze gezamenlijke verantwoordelijkheid (re-integratie) ligt vast in De Wet verbetering poortwachter. Het is de verantwoordelijkheid van uw werknemer om te werken aan herstel en om zo snel mogelijk aan het werk te gaan. Het is daarbij uw taak om te onderzoeken wat u kunt doen om uw medewerker te helpen. Met andere woorden: u gaat na of en hoe u de inzetbaarheid van uw werknemer kunt vergroten. Kunt u bijvoorbeeld de werkplek aanpassen, thuiswerken mogelijk maken of zorgen voor flexibele werktijden?

Wat u kunt doen om de inzetbaarheid te vergroten is afhankelijk van de omstandigheden van uw werknemer. Een gebroken been vraagt om een andere aanpak dan stressklachten of ernstige medische problematiek. Het is dus belangrijk dat u contact houdt met uw zieke medewerker zodat u de mogelijkheden om weer aan het werk te gaan kunt bespreken. Uw werknemer hoeft u echter niet te vertellen wat er precies aan de hand is en u mag er ook niet naar vragen. Voor meer informatie over privacy kunt u terecht bij de autoriteit persoonsgegevens.

De ziekmelding registreert u in het dossier van de werknemer en geeft u binnen een week door aan de arbodienst. Is uw werknemer zes weken of langer ziek? Dan gelden er ook andere verplichtingen. Hier zal ik nu niet verder op ingaan. Meer informatie vindt u hier.

Een positieve dialoog over verzuim

Hierboven heeft u kunnen lezen dat u en uw medewerker samen de inzetbaarheid in de gaten moeten houden. Het is hierbij belangrijk om een goed contact te onderhouden met uw zieke medewerker. Het bespreken van de inzetbaarheid op individueel niveau gaat gemakkelijker als er binnen uw organisatie een positieve dialoog gevoerd wordt rondom ziekteverzuim. U kunt er als organisatie beter voor kiezen om het accent niet te leggen op het omlaag brengen van de verzuimcijfers, maar op de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor inzetbaarheid. Zo ontstaat een dialoog waarbij u en uw werknemer de verantwoordelijkheden rondom verzuim samen dragen. Is er binnen uw organisatie sprake van een positieve dialoog over verzuim? Dan zal uw zieke werknemer sneller geneigd zijn mogelijkheden aan te dragen om weer aan het werk te gaan. Daardoor verloopt het gesprek dat u op individueel voert met een zieke medewerker gemakkelijker.

Bij een organisatie die een positieve dialoog voert over verzuim hoort een goed ziekteverzuimprotocol. In mijn volgende blog sta ik hier uitgebreid bij stil.