Re-integratie na burn-out begeleiden

Tips voor leidinggevenden om re-integratie na burn-out goed te begeleiden.

Een burn-out is het gevolg van aanhoudende stress en kan enkele weken tot jaren duren. In Nederland hadden volgens TNO in 2021 1,2 miljoen werknemers burn-out klachten. Dit is 16% van de werknemers. Na een burn-out valt succesvol re-integreren niet mee. Veel werknemers vallen opnieuw uit. Hoe kun je als leidinggevende bijdragen aan de succesvolle re-integratie van een medewerker met burn-out? Daarover gaat dit blog. Wil je uitval door een burn-out liever voor zijn? Lees dan mijn vorige blog over het herkennen van signalen van stress.

Je rol als leidinggevende bij re-integratie

Het is goed om te beseffen dat je als leidinggevende een sleutelrol hebt in het re-integratieproces van een medewerker met burn-out. Pak je deze rol niet op? Dan is de kans op stagnatie van de werkhervatting en terugval in de burn-out groot.

Waarschijnlijk is het niet je dagelijkse routine om de re-integratie van een medewerker te begeleiden. Daarom is het slim om stil te staan bij wat er precies op je bord ligt. Een succesvolle re-integratie schud je niet zomaar uit je mouw. Je krijgt te maken met wet en regelgeving en met het menselijke aspect van de begeleiding. Dit blog is bedoeld als een leidraad bij het begeleiden van re-integratie na burn-out. Eerst zal ik ingaan op algemene regels bij re-integratie. Daarna bespreek ik de begeleiding van de re-integratie en noem ik een aantal specifieke aandachtspunten bij burn-out.

De regels kennen en opvolgen

Bij de re-integratie van een zieke werknemer heeft de werkgever rechten en plichten. Een werkgever die de regels niet goed opvolgt kan te maken krijgen met een loonsanctie van het UWV. Een loonsanctie houdt in dat het loon van een zieke werknemer langer doorbetaald moet worden. Omdat dit pas speelt bij de aanvraag van een WIA-uitkering (als de werknemer bijna twee jaar ziek is), denken veel werkgevers: dat loopt wel los. Ze hopen dat de werknemer snel genoeg beter is en vermijden de papierwinkel van het UWV. Blijft de werknemer echter langer ziek en constateert het UWV bij de WIA-aanvraag dat de re-integratie niet volgens de regels is verlopen, dan krijgt de werkgever een sanctie aan de broek.

Het UWV verstrekt alle informatie die je nodig hebt om aan de regels te voldoen op haar website. Het stappenplan bij ziekte is een handig uitgangspunt om je in de regels te verdiepen. Hieronder zal ik alvast een aantal belangrijke verplichtingen aanstippen.

Het Plan van aanpak

Het Plan van aanpak (PVA) is bedoeld om afspraken over de re-integratie vast te leggen. Het is een formulier dat gedownload kan worden bij het UWV en dat samen met de werknemer ingevuld moet worden, uiterlijk in de 8e ziekteweek. Bij het opstellen van het PVA is een formulier nodig van de bedrijfsarts of arbodienst; de zogenaamde Probleemanalyse. In de Probleemanalyse staat welke beperkingen er zijn en wat dit betekent voor de mogelijkheden om te werken. Ook brengt de bedrijfsarts hierin een advies uit voor het Plan van aanpak. Het Plan van aanpak wordt een belangrijk hulpmiddel tijdens de re-integratie.

De volgende onderdelen komen aan bod in het Plan van aanpak:

1. De visie van werknemer en werkgever op functie, arbeidsmogelijkheden en arbeidsverhouding.
2. Het einddoel van de re-integratie.
3. Afspraken over de re-integratie (de activiteit, wie het doet, de planning) m.b.t. arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden, arbeidsvoorwaarden, arbeidsverhoudingen, sociaal medische zaken en overige activiteiten.

De Probleemanalyse en het Plan van aanpak zijn verplichte onderdelen van het re-integratieverslag. Het volledige re-integratieverslag moet bij het UWV worden aangeleverd bij de aanvraag van een WIA-uitkering, in de 93e ziekteweek. Er zijn nog meer verplichte onderdelen van het re-integratieverslag: de (eerstejaars)evaluatie; het actueel oordeel bedrijfsarts of arbodienst en de eindevaluatie. Voor al deze onderdelen heeft UWV een formulier dat je kunt downloaden.

Ik raad je aan om het Plan van aanpak optimaal te benutten. Neem de tijd en denk goed na over de afspraken die jullie er in willen zetten. Zonodig kan het Plan van aanpak gaandeweg worden bijgesteld middels een formulier (bijstelling Plan van aanpak).

De casemanager

De casemanager zorgt ervoor dat iedereen de afspraken uit het Plan van aanpak nakomt. Officieel moeten werkgever en werknemer de casemanager aanwijzen. In de praktijk zijn leidinggevenden vaak de casemanager maar het kan ook iemand anders zijn, zoals een medewerker van de arbodienst, iemand van HR of een collega. Zowel de werknemer als de werkgever moeten bij de casemanager kunnen aankloppen als de re-integratie niet volgens afspraak verloopt. Zorg ervoor dat iedereen weet wie de casemanager is.

De re-integratie begeleiden

Goed contact
In onze blogs hameren we op het investeren in goed contact met je medewerker. Ook hier benadruk ik graag het nut van goed contact. Een prettige relatie tussen leidinggevende en medewerker helpt verzuim verminderen en bevordert het re-integratieproces.

Hopelijk heb je gedurende het verzuim een goed contact kunnen onderhouden met je medewerker. Het is belangrijk om dit tijdens de re-integratie te blijven doen. Ondersteun de medewerker door betrokken te zijn. Vraag hoe het gaat en wat hij/zij nodig heeft. Vraag wat je kunt doen om te helpen. Zorg ervoor dat je medewerker weet dat hij/zij er niet alleen voor staat. Plan periodieke contactmomenten en maak hier afspraken over die zowel voor jou als voor de medewerker prettig werken.

Aandachtspunten bij re-integratie na burn-out

• Goed voorbereiden
  Een goed begin is het halve werk. Succesvol re-integreren na een burn-out vraagt om een goede voorbereiding door jou als leidinggevende. Ga na of aan alle voorwaarden voor een succesvolle terugkeer is voldaan. Zijn de taken duidelijk? Zijn collega’s goed voorbereid en eventueel geïnstrueerd? Is er een geschikte werkplek? Heeft de werknemer alle tools om aan het werk te gaan, zoals toegang tot documenten, eigen spullen en een goed werkende computer? Zijn alle conflicten opgelost?
  
  Probeer de terugkeer zo aangenaam en soepel mogelijk te laten verlopen. Verplaats je daarvoor een moment in de medewerker die na een lastige periode weer terugkeert naar een plek die heeft bijgedragen aan de burn-out. Je wil dat de medewerker zich welkom en begrepen voelt. Het laatste wat je wilt - en toch gebeurt het vaak genoeg - is dat de medewerker zich aan zijn of haar lot overgelaten voelt. Vergeet ook hier vooral niet te vragen wat de medewerker nodig heeft voor een goede start.
  
  
• Rustig opbouwen
  Durf de tijd te nemen. Volgens FNV voelt bijna de helft van de zieke werknemers zich te veel onder druk gezet om weer als vanouds aan het werk te gaan. Een medewerker onder druk zetten leidt tot meer stress en verergering van de klachten, met als resultaat meer verzuim en een mogelijke terugval. Volg in de re-integratiefase de medewerker en het advies van de bedrijfsarts. Houd daarbij het Plan van aanpak aan. Vaak is het advies van de bedrijfsarts om langzaam op te bouwen, bijvoorbeeld twee dagen per week twee uur werken. Sta niet toe dat er meer uren gewerkt worden en zorg dat er pauzes zijn. Spreek af hoe je de medewerker kunt aanspreken als je vermoedt dat deze in het oude patroon terechtkomt, dat heeft geleid tot de burn-out. Wil je de signalen van stress leren herkennen en bespreken met je medewerker? Lees dan mijn andere blog. Benut de re-integratiefase vooral om te oefenen met een nieuwe manier van werken die niet opnieuw leidt tot klachten.
  
  
• Eenvoudige taken
  De nadruk ligt tijdens de re-integratie op: wennen, oefenen met een nieuwe manier van werken en het opbouwen uren. Complexe taken zijn in deze fase uit den boze maar het is wel wenselijk dat de taken aansluiten bij het niveau van de medewerker. Solistische taken zonder deadline zijn vaak geschikt maar werk dat een hoge mate van concentratie of precisie vraagt weer niet. Volg ook hier de medewerker en het advies van de bedrijfsarts.
  
  
• Collega’s informeren
  De reden van langdurige afwezigheid is in verband met privacy vaak niet bekend bij collega’s. In de wandelgangen kunnen verhalen zijn ontstaan. Dat is niet altijd bevorderlijk voor het klimaat waarin de medewerker na een burn-out terugkeert. Deel met het team wat zij wel en niet kunnen verwachten van hun re-integrerende collega. Bespreek daarnaast met de terugkerende medewerker dat het helpend is om zo open mogelijk te zijn over de situatie en vraag wat hij of zij met collega’s wil delen en hoe. Is het klimaat binnen het team niet geschikt voor een re-integrerende collega? Overweeg dan om de re-integratie elders in de organisatie te starten.
  
  
• Functionerings- en beoordelingsgesprekken uitstellen
  Functionerings- en beoordelingsgesprekken horen niet thuis in het re-integratietraject. Wacht met deze gesprekken tot de re-integratie gelukt is en de medewerker weer volledig werkt en beter gemeld is. De gesprekken die je tijdens de re-integratie voert zouden puur gericht moeten zijn op het herstel en de werkhervatting.
  
  
• Begeleiding bieden
  Omdat een terugval veel voorkomt is het meestal geen overbodige luxe om te investeren in begeleiding tijdens de re-integratie. Tijdens het verzuim kon de medewerker op adem komen maar pas tijdens de re-integratie kan begonnen worden met het oefenen van nieuw gedrag. De kosten van begeleiding wegen over het algemeen op tegen de kosten van verzuim. Onderzoek welk budget je hiervoor kunt krijgen en op welke manier je dit budget kunt benutten. Begeleiding kan door een externe coach geboden worden, maar ook door een interne mentor met verstand van re-integratie na burn-out.
  
  
• Loopbaan bespreken
  Het kan zijn dat de functie niet (meer) goed bij de medewerker past. Bij een burn-out is dit regelmatig het geval. De toekomst van de loopbaan bespreken kan perspectief bieden maar het kan ook gevoelig liggen en stress verergeren. Als iemand erg bang is om zijn of haar baan te verliezen kun je dit onderwerp beter nog even laten rusten. Biedt de medewerker eerst de ruimte om te herstellen en kijk daarna samen verder.
  
  

Tot slot. Het begeleiden van de re-integratie van jouw medewerker is maatwerk. Ieder mens is uniek. Jij bent uniek. Je medewerker is uniek. En ook elke situatie is uniek. Probeer met een open blik en een nieuwsgierige houding naar je medewerker te blijven kijken. Zo houd je de relatie goed en vergroot je de kans op een succesvolle re-integratie.