Een verzuimgesprek voeren

Tips voor leidinggevenden bij het voeren van een verzuimgesprek

Een verzuimgesprek voeren is niet gemakkelijk. Toch kun je veel doen om het verzuimgesprek goed te laten verlopen. In dit artikel geef ik tips die je direct in de praktijk kunt brengen. Je leest hoe je het gesprek voorbereidt en vormgeeft om je doel te bereiken.

Verzuimgesprek wordt inzetbaarheidsgesprek

Mijn eerste tip is om de positieve dialoog over verzuim voor ogen te houden. Je hebt daarover kunnen lezen in het blog: ‘Een positieve dialoog over verzuim voeren’. Door je te richten op inzetbaarheid, verander je de lading van het gesprek. Je gaat het namelijk hebben over mogelijkheden. Je zou er dus ook voor kunnen kiezen om het verzuimgesprek een inzetbaarheidsgesprek te noemen.

Het verzuimgesprek voorbereiden

Tip twee is een goede voorbereiding. Een goede voorbereiding vergroot de kans op een prettig en effectief gesprek. Een slechte voorbereiding zorgt voor een rommelig gesprek. Je werknemer zal hier last van hebben en jijzelf ook. Bedenk dat aandacht het beste medicijn is en maak ruimte voor het gesprek. De drie belangrijkste componenten zijn van een goede voorbereiding zijn: tijd vrijmaken, informatie verzamelen en het doel definiëren.

“Aandacht is het beste medicijn”

Genoeg tijd reserveren voor het verzuimgesprek

Tijd reserveren voor het gesprek is een open deur maar in de realiteit gaat het hier vaak genoeg mis. Blokkeer een moment in je agenda om het gesprek voor te bereiden. Plan vervolgens het gesprek ruim in. Staat er een uur voor het gesprek? Zorg dan dat je een paar minuten vrijhoudt vóór het gesprek en dat je na het gesprek niet direct door hoeft naar de volgende meeting. Zo geef je het signaal dat je het gesprek belangrijk genoeg vindt. Bovendien kun je beter ontspannen als je genoeg tijd hebt. Kom je tegen het eind van de geplande tijd tot de conclusie dat er meer tijd nodig is? Maak dan meteen een afspraak om verder te praten. Je kunt natuurlijk niet eindeloos in gesprek blijven maar je zult merken: hoe meer je bereid bent de tijd te nemen, hoe effectiever de gesprekken zullen zijn.

Het doel van het verzuimgesprek vaststellen

De tweede belangrijke component van een goede voorbereiding is het doel van het gesprek vaststellen. Wat wil je met het gesprek bereiken? Hieronder staan gangbare doelen. Je kunt het lijstje gebruiken bij de voorbereiding van het gesprek en de doelen naar behoefte aanpassen.

Doel: een prettige relatie onderhouden

1. Je (oprechte) betrokkenheid laten blijken bij het welzijn van de werknemer.
2. Ervoor zorgen dat de medewerker zich verbonden blijft voelen met de organisatie.
3. Een regelmatig en prettig contact onderhouden.
4. Het verhaal van de medewerker horen om de medewerker beter te begrijpen zodat je weet waar je op in kunt zetten.
5. Contactmomenten afspreken.
   
   

Doel: het werk organiseren

1. Werk gerelateerde vraagstukken oplossen, zoals het overdragen van taken en verantwoordelijkheden.
   
   

Doel: de inzetbaarheid bevorderen

1. Onderzoeken wat je kunt doen om de medewerker te helpen bij zijn herstel.
2. Verkennen van de mogelijkheden om zo snel mogelijk aan het werk te gaan (lees ook het blog over aangepast werk).
3. Bespreken wat de beste manier is om toekomstig ziekteverzuim te voorkomen.
4. Onterecht ziekteverzuim voorkomen (bijvoorbeeld als er sprake is van een onderliggend conflict of als het eigenlijk gaat om zorgverlof).
5. Langdurig verzuim waar mogelijk voorkomen.
6. Afspraken rondom inzetbaarheid vastleggen.
   
   

Misschien zijn er nog andere dingen die je wil bespreken. Vul daarmee de lijst aan. Als jouw ambitie voor het gesprek helder is, kun je aan het eind van het gesprek beoordelen of het gewenste resultaat behaald is. Benoem de doelen al bij het initiëren van het gesprek, bijvoorbeeld door ze op te nemen in de uitnodiging voor het gesprek. Het kan handig zijn om hiervoor een standaard document te maken dat gebruikt kan worden als uitnodiging voor een verzuimgesprek. Door de doelen vooraf te benoemen weet de medewerker waar het gesprek toe dient en kan hij of zij zich er goed op voorbereiden.

Het verzuimgesprek voeren

Je bereikt je doelen het gemakkelijkst als het gesprek prettig verloopt. Een onaangenaam gesprek zal de relatie negatief beïnvloeden en weerstand oproepen bij beide partijen. Je begint het gesprek door de medewerker te verwelkomen en een drankje aan te bieden. Stel hem of haar op zijn gemak en stel je niet al te formeel op. Vervolgens is het goed om het doel van de afspraak nog eens door te nemen. Kies een positieve formulering. ‘Bedankt voor je komst. We hebben de tijd tot … Zullen we eerst even onze doelen voor dit gesprek bespreken?’. En voordat je van wal steekt over wat jij allemaal wil, bied je de medewerker de gelegenheid om te praten.

Luisteren in het verzuimgesprek

Voor een prettig verzuimgesprek is het essentieel dat je de tijd neemt om te luisteren. Geef je medewerker de kans om zijn situatie, behoefte en wensen toe te lichten en vraag wat de medewerker met dit gesprek zou willen bereiken. Een bekend ezelsbruggetje bij goed luisteren is LSD. LSD staat voor: luisteren, samenvatten en doorvragen. Door samen te vatten geef je aan dat je goed geluisterd hebt en nodig je uit om aan te vullen of te nuanceren. Met doorvragen breng je verdieping in het gesprek en haal je de kern naar boven. Als de medewerker zich goed gehoord voelt door jou zal hij of zij meer openstaan voor jouw vragen. Nog een aantal tips bij het luisteren naar je medewerker:

1. Stel open vragen (‘hoe’, ‘wie’, ‘wat’, ‘in hoeverre’).
2. Durf stiltes te laten vallen zodat de ander de kans krijgt om na te denken en een reactie te formuleren.
3. Doe geen aannames en oordeel niet.

Nadat je goed geluisterd hebt deel jij jouw doelen van het gesprek. Als je het slim hebt aangepakt zijn deze doelen al bekend bij de medewerker. Vervolgens stel je samen vast welke doelen jullie delen en welke doelen niet. Als de medewerker doelen heeft die niet op jouw lijstje staan moet je kiezen hoe jullie daar mee om willen gaan. Is er ruimte om er meteen op in te gaan? Is er iets anders voor nodig? Met een beetje geluk willen jullie hetzelfde: dat de medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk kan. Het belangrijkste gezamenlijke doel is daarom meestal: onderzoeken op welke manier het mogelijk gemaakt kan worden om zo snel mogelijk aan het werk te gaan.

De juiste vragen stellen

In het vorige blog over het bespreken van inzetbaarheid benoemde ik drie vragen die je meteen bij de ziekmelding al kunt stellen:

1. Welke werkzaamheden kun je nog uitvoeren?
2. Welke aanpassingen kunnen wij doen zodat je kunt werken?
3. Hoe kunnen wij bijdragen aan jouw herstel?

Door deze vragen te stellen breng je het gesprek over inzetbaarheid op gang. Er zijn meer vragen die je kunt stellen. De autoriteit persoonsgegevens stelt dat je mag vragen en registreren wat noodzakelijk is om te weten.

Noodzakelijke informatie die je mag vragen en registreren

1. Het telefoonnummer waarop de medewerker te bereiken is en het (verpleeg)adres.
2. Hoe lang de medewerker denkt dat de ziekte gaat duren.
3. Wat de lopende werkzaamheden en afspraken zijn.
4. Of de ziekte van verband houdt met een arbeidsongeval. Maar je mag niet vragen of het verzuim werk gerelateerd is.
5. Of er sprake is van een verkeersongeval met de mogelijkheid om kosten van het ziekteverzuim te verhalen op de veroorzaker van het ongeval.
6. Of de werknemer onder 1 van de 4 vangnetregelingen van de ziektewet valt. De medewerker is daarbij niet altijd verplicht om te melden onder welke regeling hij/zij valt.
   
   

Wat je niet mag vragen

Het is niet noodzakelijk om te weten wat de medewerker heeft en waardoor dat komt. Daar mag je dan ook niet naar vragen. Meer informatie over wat je wel en niet mag vragen vind je op de website van de autoriteit persoonsgegevens.

Positief afsluiten

Tegen het eind van het gesprek controleer je of jullie alles besproken hebben. Je geeft de medewerker nog een keer de gelegenheid om hier iets over te zeggen. Vergeet niet een afspraak te maken voor het volgende contactmoment. Probeer daarin zoveel mogelijk af te stemmen op de situatie en de behoefte van de medewerker. Geef ook aan via welk kanaal en op welke momenten je bereikbaar bent. Tot slot bedank je de medewerker voor het gesprek, wens je hem of haar nog iets toe (beterschap, goede reis, fijne dag) en neem je afscheid. Na afloop van het gesprek leg je het verslag met daarin alle gemaakte afspraken voor aan de medewerker. Als de medewerker akkoord gaat met de inhoud van het verslag, neem je dit op in het verzuimdossier.

Wil je verzuimgesprekken oefenen in een training? Neem dan contact met mij op.